Опознайте четирите квадранта на внимание, за да сте най-ефективни в работата си

"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.

13 часа, съвещание с големия шеф, важна тема. И о, ужас - вие се прозявате. Средата на работния ден е, не сте вече пределно изтощени. Не сте обядвали преди малко, та кръвта ви да е слязла в стомаха и затова да ви се спи. Какво става?

Поради някакви биоритмични причини 13 ч. е времето, когато вниманието е най-ниско, влиза във фаза скука. Трябва да сте наясно с това и съзнателно да се контролирате на важни събития точно в този обеден час.

Вниманието е изключително съществено за ефективността в работата ви. Знаете го и гледате да не сте от ония хора, които според изследване на психолози от университета Харвард прекарват 47% от деня, като не мислят за дейността си в момента, а за нещо друго. Гледате да не сте от онези 75% от хората, които си признават в анкета на "Харвад Бизнес Ревю", че им се случва да се борят с разсеяността си през работно време. Вие се стараете да не се разсейвате, да сте внимателни, да вършите задачите си бързо и качествено.

Колкото и да се стараете, не можете непрекъснато да сте максимално концентрирани. Вниманието периодично се губи. Трябва да се борите, за да го върнете, или да си вземете почивка, ако сте се преуморили. 

Не е само това обаче. Вниманието ви зависи от задачата, с която се занимавате, или по-точно от вашето отношение към нея.

Едното й измерение е предизвикателството - дали тя изисква да се фокусирате, за да я решите. Второто измерение е вашата мотивация да я решите.

Тези две измерения формират четири квадранта на внимание, обясняват психолозите.

1. Ако смятате за предизвикателно това, което вършите, и сте ангажирани да се справите, вниманието ви е силно.

2. Щом не намирате дейността за предизвикателна, но трябва да я вършите, не се фокусирате, работите механично.

3. Хем броите задачата за непредизвикателна, хем нямате мотив да се занимавате с нея. Тогава изпадате в скука.

4. Работата е предизвикателна, но изглежда не сте достатъчно мотивирани да я свършите. Изпадате в състояние на фрустрация, т.е. разочаровани сте, защото сте излъгани в очакванията си.

Според д-р Глория Марк, психолог, професор в Калифорнийския университет и автор на книгата "Обхват на вниманието", можете да подобрите продуктивността си, като опитате да разберете четирите състояния.

Ясно, фокусираното внимание е свързано с мотивацията. Но поддържането му струва много когнитивни ресурси. "А те са ограничени. Трудно е да имаме дълги периоди на постоянен фокус, защото нямаме ресурсите за тази цел", обяснява Глория Марк.

Това състояние е на приливи и отливи. Хората имат предвидими ритми на фокусирано внимание, повечето от нас изпитват пик в 11 ч. и друг около 15 часа, твърди професорката.

Механичното внимание позволява да вършите работа чрез наизустени умения. Не мразете този тип дейности, те ви позволяват да възстановявате ресурсите си, докато умът ви е леко ангажиран, съветва Марк.

Според нея механичното внимание също е ритмично - започва да се покачва около 9 и продължава до около 14 часа.

Скуката, която обикновено достига своя връх около 13 часа, настъпва, за да помогне на хората да възстановят изразходваните ресурси. Но ако дълго продължи, тя ви блокира. Естествената ви реакция е да си гледате часовника, чакайки с нетърпение тази дейност да приключи. За предпочитане е да се захванете да правите нещо, което сте наизустили и можете да изпълнявате с механично внимание, посочва психоложката.

Фрустрацията изисква повече обяснения.

Разочарованието се случва, когато сме изправени пред някаква сложна дейност, не напредваме и не можем да разберем как да продължим, въпреки че сме впрегнали цялото си внимание. Това състояние изразходва много ресурси, то е неприятно и хората просто се опитват да го избегнат. Когато имаме проблем и изпитваме фрустрация, повечето от нас спират, оставят тази дейност и правят нещо друго, казва Глория Марк.

Това състояние на вниманието няма естествен ритъм през деня.

Имате силата да контролираме преминаването от един вид внимание към друго, за да възстановите когнитивните си ресурси. Трябва обаче да разпознаете в какво състояние се намирате, дали е нужно да преминете към друго и колко време да останете в него.

За да не прегреете и прегорите, като започнете да се чувствате изтощени от фокусирано внимание, може да се захванете с някаква механична дейност. Но ако останете дълго в нея, а задачите ви изискват да сте концентрирали, снижавате продуктивността си. При фрустрация една разходка ще ви помогне да си върнете вниманието, но ако прекалите в очакване на вдъхновение, ще загубите време.

"Щом скучаете, значи сте близо до разсеяност. Разсеяността е различна от четирите квадранта на вниманието, защото води до състояния, които са по-малко под ваш контрол - предупреждава психоложката. - Един уж кратък преглед може да се превърне в едночасово скролване в социалните мрежи. То също изчерпва когнитивните ресурси. Когато влезете в цикъл, в който сте уморени, е по-трудно да се върнете на правилния път на вниманието."

Впрочем не позволявайте и да ви разсейват други хора. Във всеки екип обикновено има някой, който лежерно пилее и собственото си време, и това на колегите си. Било с лоши шумни навици, било с желанието да ги накара да си вземат почивка от фокусираното си внимание точно когато и той си е взел неговата, било с това, че просто няма достатъчно работа.

Като разпознавате състоянието си на внимание и разбирате неговите ограничения, вие си помагате да избягвате прегаряне, да се предпазвате от разсейване и да подобрите способността си да се фокусирате, обобщава проф. д-р Глория Марк.

--------- Колко дълго можете

Колко дълго сте в състояние да внимавате зависи от индивидуалните ви особености.

Според едно от изследванията на Боб Позен, автор на бестселъра "Екстремна продуктивност", прекъсвания трябва да се правят на 75-90 минути. "Повечето хора, след като работят концентрирано час и половина и после си почиват за 15 минути, помагат на мозъка да консолидира информацията", обяснява Позен.

Друго проучване, направено със софтуерно приложение за проследяване на времето и производителността, показва, че най-ефективни са "спринтовете" - 52 минути работа и после 17 минути почивка.

Освен това различните хора са способни на максимално внимание в различни часове на деня - някои са "чучулиги" и са работоспособни сутрин отрано, други са "сови" и са активни в по-късните части на денонощието.

Като опознаете своите периоди на фокусирано внимание и нагодите работния си план към тях, ще станете много по-продуктивни, уверяват специалистите.

Естествено, ако това е възможно и допустимо във вашата професия. На някои работни места трябва да се спазва точен график, макар че Боб Позен съветва шефовете да не определят подчинените им кога какво да правят, в това число и кога да си взимат почивки, а да се интересуват само от резултатите, които постигат. 

Удовлетворението и удоволствието също се отразяват върху концентрацията.

Освен да редувате задачи, които изискват фокусирано внимание, и такива, които изискват механично, може да си направите друг вид междучасие - да се заемете с приятна служебна задача.

"Обадете се на колега или партньор, когото харесвате, прочетете интересен документ, който не изисква голяма концентрация, прегледайте си пощата. Превключването ще позволи после отново да се съсредоточите", съветва Лора Вандеркам, експерт по управление на времето.

В "Точният човек" можете да прочетете още:

Малки разлики в думите, с които се заявявате като компетентни професионалисти

Типове колеги, на които не може да разчитате да пазят тайна

Печелите или губите с шеф, който е слуга на подчинените си

Как високият коефициент на позитивност води към успех

Трик да се учите от грешките си, без да страда егото ви

Как да работите с невъзпитан колега

Техники да излезете от армията на „компетентните тихи" и безстрашно да се саморекламирате

Тактики за умно измъкване, като не можете или не искате да отговорите

Перфекционизмът е път към неуспех. Колко да се стараете, за да не се престаравате

Щом на шефа не му пука за личния ви живот, с него не ви чака и успех в работата

Вместо доброта - стратегическо използване на гнева за успех в кариерата